Carnet d'entretien Excel ou numérique : lequel choisir?
Le carnet d’entretien est un élément clé de la gestion d’une copropriété.
En tenant compte de l’essor des outils en ligne, de nombreux administrateurs et gestionnaires hésitent entre un carnet d’entretien Excel vs. numérique. Cet article a pour but de répondre à vos questions, en toute transparence, bien que Borée préfère pour l’instant le format tableur Excel. Nous vous expliquerons pourquoi…
Au Québec, quels sont les formats courants de carnets d'entretien?
Les experts habilités à faire un carnet d’entretien légal pourraient utiliser différents formats: un PDF, un carnet numérique, classeur physique et, comme nous, un carnet tableur Excel.
Toutes ces réponses sont bonnes. Par contre, elles ne sont pas toutes votre bonne réponse. Votre meilleur choix dépend de vos besoins et des exigences de la loi en vigueur.
Format PDF
Dans certains cas, le carnet d'entretien est fourni sous forme de document PDF. Ce format protégé permet d’être partagé et d’être consulté, sans possibilité de modifications, par tous les membres d’un syndicat de copropriété.
Carnet numérique
Le format numérique offre un endroit centralisé pour regrouper les informations liées au carnet d’entretien. Selon les outils et les forfaits choisis, différentes fonctionnalités supplémentaires peuvent également être offertes. Ce type d’outils en ligne, applicatif ou logiciels spécialisés facilitent la collaboration.
Classeur physique
Le format papier, avec une organisation par sections, est encore utilisé dans certains cas. Il a l’avantage de garder la gestion très simple pour les copropriétaires à l’aise avec un format traditionnel.
Tableur (comme Microsoft Excel)
Le carnet d’entretien au format Excel est utilisé dans un grand nombre de cas. Un tableur permet de personnaliser les carnets tout en réduisant la dépendance à la technologie.
Capture de la section Calendrier de notre modèle de carnet d’entretien gratuit. Téléchargez-le!
Le carnet d'entretien est généralement divisé en plusieurs sections
Selon la loi, le carnet d’entretien est plus large que seulement la liste des entretiens nécessaires à faire à un immeuble. Il doit, entre autres, comporter plusieurs documents essentiels à la copropriété. Par exemple: les contrats conclus, les manuels d’entretien, les différentes garanties, etc.
Puisque le carnet d’entretien comporte plusieurs sections, votre expert pourrait vous présenter les différentes sections sous différents formats.
Voici les plus communs.
Calendrier d'entretien régulier
Le calendrier d'entretien régulier est le plus souvent présenté sous la forme d’un tableur en raison de sa flexibilité et sa facilité de mise à jour. Plus précisément, le tableau est souvent utilisé pour structurer l’information et faciliter le suivi des tâches, des responsables et du statut des travaux.
Calendrier des réparations majeures
Le calendrier des réparations majeures est le plus souvent présenté sous la forme d’un tableur. Vous retrouverez un plan prévisionnel dans la plupart des cas, lorsqu’un tableur est utilisé. Le plan prévisionnel favorise une bonne visibilité sur les interventions prévues au courant des vingt-cinq (25) prochaines années.
Historique des travaux et contrats
L'historique des travaux et contrats est le plus souvent présenté sous la forme d’un PDF.
Devriez-vous opter pour un carnet d’entretien Excel ou numérique?
Cela dépend de vos besoins.
Posez-vous ces cinq questions clés :
Est-ce que de nombreux intervenants doivent collaborer à ce document?
Est-ce que les utilisateurs sont à l’aise avec la technologie?
Est-ce que vous êtes prêts à payer un abonnement?
Où allez-vous stocker l’information?
À quelle fréquence utilisez-vous votre carnet d’entretien?
Borée a choisi de ne pas avoir recours au carnet numérique
Pourquoi?
Parce que les administrateurs de petites copropriétés peuvent utiliser gratuitement Microsoft 365 ou Google Drive pour gérer leur syndicat de copropriété.
Avec ces outils, les administrateurs réussissent à mettre en place une structure documentaire simple et efficace. Ils peuvent également regrouper facilement les communications (courriels, documents partagés, suivi comptable, etc.).
Dans le cas de grandes copropriétés gérées par des gestionnaires professionnels, nous remarquons que beaucoup de gestionnaires disposent déjà de logiciels de gestion avancés. Le tableur permet de se greffer à leur système sans ajouter de frais ni de dépendance à une nouvelle technologie.
Par ailleurs, les carnets numériques, à eux seuls, n’assure pas une gestion complète et transversale des immeubles à charge. Donc, il est possible que le travaille soit dédoublé inutilement entre l’outil de gestion et le carnet numérique.
Quels sont les avantages et inconvénients d’un carnet d’entretien d’immeuble au format tableur?
Un tableur Excel personnalisable demeure une solution polyvalente, accessible et puissante pour effectuer le suivi de vos composants. Vous pouvez même l’utiliser pour exporter vos données sans devenir dépendant d’une technologie payante.
Avantages d’Excel
Personnalisable: Excel permet de créer des modèles et des formats sur mesure pour répondre à des besoins de suivi spécifiques.
Familiarité: De nombreux utilisateurs se sentent déjà familiers avec Excel, ce qui facilite son utilisation sans nécessité d'apprendre un nouveau logiciel.
Analyse des données: Excel offre des fonctions puissantes pour analyser les données, créer des graphiques et générer des rapports.
Accès hors ligne: Les utilisateurs peuvent accéder à leurs journaux et les modifier sans avoir besoin d'une connexion Internet.
Économique: Si vous disposez déjà de Microsoft Office, l'utilisation d'Excel n'entraîne aucun coût supplémentaire.
Inconvénients d’Excel
Par contre, Excel pourrait ne pas vous convenir si plusieurs membres de votre syndicat et experts doivent y contribuer. De plus, Excel est un format qui ne se consulte pas bien sur un téléphone cellulaire.
Saisie manuelle: Nécessite une saisie manuelle, ce qui demande de l’attention pour éviter les erreurs et les incohérences.
Automatisation limitée: Les nombreuses formules d’Excel, bien que puissantes, n’offrent pas de fonctions d'automatisation.
Documents connexes: La gestion des documents connexes ne peut pas être stockée dans un tableur.
Collaboration plus difficile: Il est préférable d’opter pour le format Excel s’il y a peu de parties prenantes afin d’éviter des conflits de versions.
Pas idéal sur cellulaire: Bien que vous pouvez consulter un document Excel sur votre cellulaire, il n’offre pas une bonne expérience sur mobile.
Conseils pour bien profiter d’un tableur Excel ou Google Sheets
Activez le verrouillage de votre document lorsque vous le modifiez.
Sauvegardez vos documents dans un espace infonuagique sécuritaire et cryptez vos données sensibles de bout en bout avec des outils comme Tresorit ou Proton Drive.
Utilisez un outil comme Zapier (option gratuite offerte) ou une API pour exporter vos données vers votre système de gestion, si besoin.
Quels sont les avantages et inconvénients des carnets numériques?
Le grand avantage d’une solution numérique est de faciliter la collaboration de nombreux intervenants. Donc, si vous êtes plusieurs à vouloir aborder une nouvelle technologie, le format numérique peut s'avérer un bon choix.
Par contre, cet avantage a un prix et un coût de dépendance technologique. Au-delà des frais, assurez-vous de profiter d’une solution numérique qui protège la confidentialité de vos informations personnelles.
Résumé
Grands avantages
Il propose souvent des options de stockage infonuagique.
Il propose souvent des fonctions de rappel et une automatisation des calendriers d'entretien.
Il facilite la collaboration de plusieurs utilisateurs en même temps.
Grands inconvénients
Il exige normalement une connexion Internet.
Il implique habituellement des frais d’installation et d’abonnement, ainsi qu’une courbe d’apprentissage.
Il impose souvent une structure fixe qui rend la personnalisation difficile.
Bon à savoir
Vous lirez qu’une solution numérique facilite le partage avec d’autres outils. Or, il serait plus juste de dire que ces solutions privilégient l’intégration avec leurs propres outils.
En réalité, les données peuvent généralement être partagées d’un outil à l’autre si l’importation et l’exportation est possible. La plupart des plateformes permettent d’exporter les informations sous des formats comme Excel ou CSV, mais peu l’importation.
Cependant, certaines solutions restreignent l’accès aux données en limitant les options d’exportation ou en réservant certaines fonctionnalités aux abonnements payants. De plus, toutes les API ne sont pas ouvertes, ce qui peut compliquer le transfert automatique des informations.
Donc, vérifiez les options d’export et d’intégration avant de choisir un outil numérique.
Pourquoi le carnet Excel est-il encore un bon choix malgré la tendance aux carnets numériques?
Les tableurs Excel ou Google Sheets demeurent un bon choix malgré l'essor des carnets numériques. Les capacités avancées de traitement de données d'Excel, sa familiarité et son intégration avec d'autres outils contribuent à sa popularité à travers le temps.
Borée services professionnels aime tout particulièrement que le format Excel n’impose pas de limite structurelle.
Pourquoi Borée services professionnels n’utilise pas de plateformes numériques pour partager ses carnets d’entretien?
Un des acteurs majeurs du domaine des études de fonds de prévoyance et des carnets d’entretien, M. Réjean Touchette, a souligné dans la dernière revue Condoliaison (p.12 VOL. 25, N° 3 | HIVER 2024) :
Le succès de cet outil repose sur sa simplicité d’utilisation et sa durabilité. Il faut éviter de se retrouver avec des plateformes obsolètes dans dix ans. Un support universel comme Excel pourrait être une solution efficace. Je ne saurais trop insister sur ce point!
Borée services professionnels partage cet avis. Pour la majorité de nos clients, la simplicité, la durabilité et l’efficacité sont essentielles.
