RESSOURCES ET OUTILS
des copropriétés au Québec
Cette section fournit aux administrateurs les ressources et outils essentiels pour assurer une gestion efficace de leur syndicat de copropriété.
Quelles sont les ressources et les outils pour les administrateur de syndicats de copropriété ?
Gérer une copropriété requiert diverses compétences. Être bien entouré facilite la gestion et offre un accompagnement tout au long des différentes obligations. Nous mettons à votre disposition plusieurs ressources et outils pour simplifier votre travail en tant qu'administrateur.
Disposez-vous d'une assurance responsabilité civile ?
Il est souvent méconnu que les membres du conseil d'administration engagent leur responsabilité personnelle pour les fautes commises dans l'exercice de leurs fonctions, qu'ils soient rémunérés ou non. Depuis le 15 avril 2021, le syndicat est tenu de souscrire obligatoirement une assurance responsabilité civile pour chaque membre du conseil d'administration.
De plus, chaque copropriétaire doit être couvert par une assurance responsabilité civile. Le montant minimal requis pour cette assurance dépend du nombre d'unités dans votre immeuble :
Immeubles de 12 unités et moins : 1 million de dollars minimum.
Immeubles de 13 unités ou plus : 2 millions de dollars minimum.
Assurez-vous d’être bien assuré.
Ressources
Voici quelques ressources utiles concernant les assurances en copropriété :
Possédez-vous les trois types de fonds requis ?
Une bonne gestion financière est essentielle pour assurer le maintien de la valeur de votre actif dans le temps. Trois fonds obligatoires contribuent à cette démarche :
Fonds d’opération : Ce fonds couvre les dépenses courantes, généralement inférieures à une année. Par exemple, il finance des travaux comme le déneigement, la tonte de la pelouse et les coûts d’entretien mineur. Les administrateurs déterminent les sommes à y verser.
Fonds de prévoyance : Ce fonds finance les réparations majeures et les remplacements des parties communes, tels que le remplacement de la toiture, des portes et des fenêtres. Un professionnel autorisé détermine les sommes à y verser.
Fonds d’auto assurance : Ce fonds couvre les frais associés à la franchise la plus élevée en cas de sinistres. Un professionnel autorisé détermine la valeur de reconstruction pour les besoins des assurances, ce qui permet de fixer la valeur de la franchise.
Comment faire la gestion de tous ces fonds ?
Pour simplifier votre gestion financière, vous pouvez éviter l'ouverture de plusieurs comptes bancaires distincts en optant pour les réserves dans l’état de l’actif net. Cela permet d’affecter une partie de votre surplus cumulé au fonds d’opération pour un projet futur. La CPA Aline Desormeaux l’explique bien dans son article sur CondoLegal.
Ressources
Voici quelques ressources utiles concernant les différents fonds en copropriété :
Qu’est-ce qu’un registre de copropriété ?
Un registre de copropriété est un ensemble de documents essentiels pour la gestion et l’administration d'une copropriété. Ces documents sont nécessaires pour permettre au syndicat de copropriété d'accomplir sa mission. Le conseil d’administration veille à leur conservation et à leur accessibilité pour tous les copropriétaires. Voici les documents que l'on devrait retrouver dans un registre de copropriété, selon le RGCQ :
La déclaration de copropriété : Ce document fondateur établit les règles de fonctionnement de la copropriété.
Le registre des copropriétaires et des locataires : Il contient le nom et l'adresse de chaque copropriétaire et locataire.
Les procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil d’administration : Ces documents rendent compte des décisions prises lors de ces réunions.
Les plans et devis de l'immeuble construit : Ils fournissent des détails techniques sur la construction de l'immeuble.
Une copie du plan cadastral : Ce document décrit la division des lots de la copropriété.
Les contrats auxquels le syndicat est lié : Ils incluent tous les contrats signés par le syndicat, tels que les contrats de services, de maintenance et les garanties.
Les états financiers : Ils présentent la situation financière de la copropriété.
La description des parties privatives : Elle doit être suffisamment précise pour identifier les améliorations apportées par les copropriétaires (unité de référence).
L’étude du fonds de prévoyance : Ce document évalue les besoins futurs de financement pour les réparations majeures et les remplacements.
Le carnet d’entretien : Il détaille les opérations d’entretien effectuées et planifiées.
Tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat : Cela peut inclure divers documents pertinents à la gestion de la copropriété.
Ces documents assurent la transparence et la bonne gestion de la copropriété, facilitant ainsi la communication et la prise de décision au sein de la communauté des copropriétaires.
Connaissez-vous les tâches d’entretien de votre «condo» ?
En copropriété, de nombreuses tâches d’entretien récurrentes doivent être effectuées pour assurer le bon vieillissement de l’immeuble. Pour garantir le suivi de ces tâches et éviter tout oubli, il est crucial de mettre en place un carnet d’entretien incluant un calendrier annuel.
Pour aider les administrateurs et offrir une vue d'ensemble des tâches à réaliser, nous avons élaboré un carnet d’entretien gratuit, téléchargeable directement sur la fiche de droite et facile d’utilisation. Ce guide vous aide à effectuer les différentes tâches courantes pour maintenir le bon état de votre immeuble.
Ce tableur gratuit est un outil précieux, mais il ne remplace pas l’élaboration d’un plan complet de gestion d’actifs spécifique à votre immeuble, conformément aux exigences de la Loi 16.
Contactez-nous pour que nos ingénieurs puissent réaliser vos différentes études, telles que le fonds de prévoyance et le carnet d’entretien, conformément aux recommandations de la Loi 16.
Ressources
Téléchargez votre carnet d'entretien gratuit
Qui peut réaliser les différentes tâches ?
Nous le pouvons ! Si vous avez un carnet d’entretien, mais vous n’êtes pas outillé pour réaliser les vérifications recommandées, nous proposons un service clé en main. Nous réalisons les vérifications recommandées, puis nous vous présentons nos observations et recommandations dans un rapport, prêt à être classé dans votre registre. De plus, nous vous accompagnons dans vos demandes de soumissions et le choix des entrepreneurs, si besoin. Pour en savoir plus, contactez-nous.
Quel est le meilleur moyen pour gérer mes documents ?
Un syndicat de copropriété possède une multitude de photos, rapports, plans, études, etc. Pour assurer une gestion efficace de ces documents, il est essentiel de les conserver de manière organisée dès que possible afin de les déposer et de les retrouver facilement. Voici deux méthodes:
Utilisation d'outils généraux comme Microsoft Office ou Google :
Avantages : Cette approche est souvent peu coûteuse, voire gratuite, avec Google, ce qui est un critère important en copropriété. De plus, ces outils sont largement répandus, faciles à utiliser et polyvalents, ce qui facilite leur adoption par l'ensemble des copropriétaires et le suivi.
Désavantages : Ils ne sont pas spécifiquement adaptés à la copropriété, ce qui nécessitera une intégration et une configuration.
Nous recommandons cette solution aux administrateurs.
Utilisation d'outils informatiques conçus et adaptés aux copropriétés :
Avantages : Ces outils sont spécialement conçus pour répondre aux besoins des syndicats de copropriété, souvent appelés « condos ».
Désavantages : Les coûts sont plus élevés, et il est nécessaire d'investir un temps considérable pour bien comprendre et maîtriser les outils.
Nous recommandons cette solution aux gestionnaires professionnels.
Ressources
Connaissez-vous les associations et autres ressources ?
Une copropriété nécessite les services de plusieurs experts, alors ne tentez pas de tout gérer seul au risque de votre santé mentale ! Vous trouverez dans la pastille de droite une liste de ressources et d'outils que nous vous invitons à explorer, et à contacter directement pour approfondir vos connaissances et obtenir de l'aide.
Ces ressources offrent également de nombreuses formations pour approfondir vos connaissances dans le domaine de la copropriété.
De plus, il est possible de déléguer la gestion de votre copropriété ou de travailler avec des consultants qui peuvent aider les administrateurs à remplir leurs différentes tâches. Vous pouvez faire appel à leurs services uniquement en cas de besoins précis, sans nécessairement délaisser la gestion complète de votre copropriété.
Il est fortement recommandé de rechercher un avocat et un comptable spécialisés en copropriété. Leur expertise sera extrêmement utile.
SPÉCIALISATION
EN PETITES COPROPRIÉTÉS
Nous travaillons beaucoup avec les petites copropriétés.
Nous aidons les administrateurs à mettre en place les bonnes pratiques en gestion et administration immobilière. Nous leur offrons du coaching, et ce, à des tarifs compétitifs.
Entre autres, nous proposons des tarifs de groupe pour les bâtiments identiques situés dans le même quartier.
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