Comment fixer des frais de condo réalistes dans une petite copropriété?
Gérer une petite copropriété (de 2 à 20 unités) au Québec ne se fait pas en criant ciseaux. Fixer des frais de condo réalistes est primordial pour assurer l’entretien du bâtiment et éviter les mauvaises surprises financières.
Mais comment déterminer un montant qui couvre tout sans imposer des hausses excessives? Voici un guide pour vous aider à mieux gérer financièrement votre copropriété.
Facteurs qui influencent les frais de condo
Un bon calcul des frais de condo doit tenir compte des besoins actuels et futurs, sans sous-estimer les coûts réels. Or, plusieurs éléments entrent en ligne de compte.
1) Le fonds de prévoyance
Est-ce qu’il y a déjà un fonds en place? Quelle est la somme accumulée? Un immeuble avec un fonds bien garni demandera des cotisations moins élevées qu’une copropriété qui part de zéro.
2) L’âge et la taille du bâtiment
Par exemple, un immeuble récent demandera moins d’entretien immédiat. Mais il faudra bien prévoir les dépenses futures. Un petit immeuble signifiera moins de copropriétaires pour partager les coûts, donc cela rendra probablement les frais plus élevés par unité.
3) Le nombre d’unités et la répartition des charges
Plus il y a de copropriétaires, plus les charges (dépenses communes) sont réparties. Mais plus cela nécessite une bonne organisation. Une copropriété de 3 unités autogérée n’a pas les mêmes coûts qu’un immeuble de 20 unités avec un gestionnaire.
4) Les services inclus
Est-ce qu’il y a un concierge, un ascenseur ou une aire de stationnement chauffée? Ces équipements augmentent les frais, surtout si les entretiens sont fréquents.
5) Les travaux d’entretien à prévoir
Avez-vous déjà une liste des travaux futurs? Une toiture ou des fenêtres à remplacer, un drain à inspecter, etc. Idéalement, tout doit être planifié à l’avance dans votre budget.
Comment établir un budget prévisionnel pour bien anticiper les coûts?
En d’autres mots, comment prévoir un budget pour couvrir toutes les dépenses à venir. Fixer les frais de condo, c’est bien plus que juste couvrir les factures du moment. Il faut penser à long terme.
Voici comment structurer un budget efficace :
Listez toutes les dépenses courantes : Par exemple, l’entretien (ménage des parties communes, tonte de la pelouse, déneigement), les assurances et l’électricité des parties communes.
Dressez la liste des travaux majeurs à prévoir : Un truc? Tenez compte des composants vieillissants (ex. : toiture, briques, fenêtres). Puis, consultez votre carnet d’entretien et votre étude du fonds de prévoyance (bientôt obligatoire selon la Loi 16).
Définissez une contribution réaliste au fonds de prévoyance : En bref, la bonne pratique est de suivre les recommandations du professionnel indiqué dans l’étude du fonds de prévoyance.
Exemple
Une copropriété de 5 unités prévoit refaire la toiture dans 5 ans pour un coût estimé de 25 000 $. Si elle met de côté 5 000 $ (1 000$ par copropriétaire) par année dans le fonds de prévoyance, elle évite une cotisation spéciale de 25 000$ (5 000 $ par copropriétaire) en cotisation spéciale.
Pourquoi les frais de condo varient-ils autant d’un immeuble à l’autre?
Si vous comparez les frais de condo entre deux immeubles du même quartier, vous pourriez être surpris par les différences. Voici pourquoi.
Copropriété autogérée ou gérée par un professionnel
Normalement, un immeuble autogéré aura des frais moins élevés qu’un immeuble géré par un professionnel. Par contre, l’autogestion demande habituellement plus d’engagement de la part des copropriétaires qu’une gestion professionnelle.
Un gestionnaire professionnel facture entre 25$ et 45$ par porte par mois pour sa gestion.
Présence d’équipements collectifs
Une copropriété équipée d’un ascenseur ou d’un espace de stationnement intérieur coûte cher à entretenir et à remplacer. Une copropriété équivalente mais sans ces équipements aura des frais de condo plus bas parce que ses charges sont moins élevées.
Âge du bâtiment
Plus un immeuble est vieux, plus les réparations sont fréquentes et dans un horizon de temps court. On estime qu’une copropriété de 30 ans d’âge aura plus de travaux qu’une bâtisse récente.
Comment bien répartir les frais de condo selon la taille des unités?
Les frais de copropriété ne sont pas toujours répartis de manière égale. Ils se divisent en trois grandes catégories qui permettent de déterminer qui doit payer et selon quelle méthode.
Pour bien différencier les frais de condo, il est important de bien comprendre les différentes parties en copropriété. Ceux-ci sont décrit dans votre déclaration de copropriété. Référez-vous au chapitre 2: Répartition de l’immeuble en partie privatives et parties communes et composition du patrimoine du syndicat.
Voici les trois différentes parties.
Partie privative
La partie privative désigne les espaces exclusifs à un copropriétaire. Les parties privatives sont à l’usage exclusif du propriétaire de l’unité et lui appartiennent individuellement.
Par exemple, les portes intérieures d’une unité, les armoires de cuisine, le revêtement de sol, etc.
Partie commune
La partie commune désigne les espaces partagés par l’ensemble des copropriétaires. Les parties communes appartiennent collectivement à tous les copropriétaires et sont administrées par le syndicat de copropriété.
Par exemple, la toiture, le revêtement extérieur, les fondations, etc.
Partie communes à usage restreint
La partie commune à usage restreint désigne un espace appartenant collectivement à tous les copropriétaires, mais dont l’usage est limité à un ou plusieurs copropriétaires spécifiques.
Par exemple, les balcons, les portes-fenêtres, les fenêtres, etc.
Pour bien différencier les frais de condo, vous devez aussi comprendre les différentes méthodes de répartition des charges en copropriété.
Voici les deux méthodes utilisées pour la répartition des charges.
Valeur relative
La valeur relative, souvent appelée quote-part, représente la part de chaque unité dans l’ensemble de l’immeuble. C’est-à-dire que chaque unité paie les différentes charges en fonction de sa valeur relative.
Cette répartition se fait par pourcentage. La valeur relative est calculée et inscrite dans la déclaration de copropriété, généralement par un notaire lors de la création de la copropriété. Elle est établie en fonction de plusieurs critères, qui peuvent inclure :
La superficie de l’unité, mais attention! cette dernière n’est pas toujours proportionnelle à 100% de la superficie totale.
L’emplacement dans l’immeuble: ex. : étage supérieur, vue panoramique, unité d’angle.
Les caractéristiques spécifiques: ex. : présence d’un balcon, d’un stationnement intérieur, de grandes fenêtres.
Les avantages et services inclus: ex. : chauffage central inclus pour certaines unités.
Etc.
Exemple
Une copropriété composée de quatre unités, où chaque unité occupe 25 % de la superficie totale et où la quote-part de chacune est également de 25 %, entraîne une répartition équitable des frais. Ainsi, chaque copropriétaire sera responsable de 25 % des frais de condo.
Droit d’usage respectif
Le droit d’usage respectif en copropriété désigne l’attribution d’un espace ou d’un élément à un ou plusieurs copropriétaires, sans pour autant que cet espace leur appartient en tant que partie privative. C’est un droit accordé. Il encadre l’utilisation de certaines parties communes par des copropriétaires spécifiques.
Le droit d’usage respectif est généralement appliqué aux parties communes à usage restreint.
Exemples
1 — Un copropriétaire bénéficie seul d’un espace commun comme un balcon ou un espace de stationnement privé. Il assume donc une plus grande part des frais liés à cet espace. C’est une répartition en fonction de ses droits d’usage respectif.
2 — Une copropriété de 2 unités possède trois fenêtres. L’unité 1 a deux fenêtres et l’unité 2 a une fenêtre. Les fenêtres sont des parties communes à usage restreint. Donc, l’unité 1 paiera environ 66 % et l’unité 2, environ 33 % des frais reliés aux fenêtres.
Conseil
Référez-vous au chapitre 4 de votre votre déclaration de copropriété: Détermination de la valeur relative, de la quote-part des charges, du nombre de voix et de la quote-part dans les parties communes afférentes à chaque fraction.
En plus des différentes méthodes de répartition des charges, il existe deux types de charges.
Charges d'utilisation
Les charges d'utilisation concernent les travaux d’inspection, d’entretien et les réparations mineures. Ces charges sont réparties en fonction de leur droit d’usage respectif.
En d’autres mots, les charges d’entretien comme la teinture d’un balcon en bois sont au frais du copropriétaire qui en bénéficie.
Charges d'existence
Les charges d’existence concernent les travaux majeurs. Elles sont souvent réparties en fonction de la valeur relative, mais peuvent aussi être réparties selon les droits d’usage respectif.
En d’autres mots, les travaux majeurs comme le remplacement de la toiture d’un bâtiment sont payés par chaque copropriétaire souvent en fonction de leur valeur relative.
Les charges liées aux parties communes (PC) et aux parties communes à usage restreint (PCUR) sont souvent réparties en fonction de la valeur relative de chaque fraction. Cette valeur est déterminée par rapport à l'ensemble des copropriétaires et est indiquée dans votre déclaration de copropriété.
Dans certains cas, la déclaration de copropriété spécifie que les charges communes relatives aux parties communes à usages restreints sont réparties entre les seuls copropriétaires qui utilisent ces parties communes à usages restreints.
Les charges peuvent résulter de leur utilisation (entretien) ou de leur existence (réparation majeure et remplacement). Une clé de répartition financière doit alors être établie.
Vous devez calculer les charges et les allouer aux copropriétaires concernés. Vous devez respecter leurs droits d’usage respectifs. Consultez votre déclaration de copropriété, car elle contient des explications détaillées pour vous guider.
Les charges d'utilisation englobent essentiellement les travaux d'entretien et de maintenance qui ne peuvent prétendre à une allocation du fonds de prévoyance. À l'inverse, les charges d'existence couvrent principalement les interventions de réparations majeures et les remplacements. Elles sont admissibles au fonds de prévoyance.
Les deux catégories de charges, d’utilisation et d’existence, sont consolidées et appelées charges communes.
Afin de répartir les charges entre les copropriétaires équitablement, la clé de répartition est un outil efficace. Cependant, cette répartition est approximative, susceptible d'être ajustée en fonction des droits exclusifs que possèdent individuellement les copropriétaires sur ces parties communes à usage restreint (PCUR).
Consultez un notaire pour déterminer la répartition précise.
Tableau 1 - Résumé de la répartition des charges selon le type de charge et de partie
Quelle part des frais doit aller au fonds de prévoyance et au fonds d’opération?
Les frais de condo sont répartis principalement entre deux types de fonds.
Le fonds d’opération
Le fonds d’opération couvre les dépenses courantes et nécessaires au bon fonctionnement de l’immeuble. On peut penser aux assurances, à l’électricité des parties communes et à l’entretien régulier (ex. déneigement, tonte de pelouse, etc.).
Ce fonds sert également à financer les petites réparations et à assumer les frais administratifs.
Une façon simple de le voir est de penser aux dépenses courantes des parties communes, qui sont à refaire presque tous les ans. Les copropriétaires paient selon valeur relative au fonds d’opération.
Le fonds de prévoyance
Le fonds de prévoyance, quant à lui, est destiné aux travaux majeurs. Ce sont des réparations majeures ou des remplacements qui devraient avoir lieu sur le long terme. On peut penser au remplacement de la toiture, à la rénovation de la façade ou au changement des fenêtres.
Ces dépenses extraordinaires sont payées selon la valeur relative si ce sont des parties communes et payées selon valeur relative ou droit d’usage respectif si ce sont des parties communes à usage restreint.
Conseil : adoptez les bonnes pratiques
Au moins 5% des frais de condo doivent aller au fonds de prévoyance si vous n’avez pas encore entre les mains votre étude de fonds de prévoyance préparée par un expert. (exigé par la Loi 16).
Faites une mise à jour chaque année pour vous adapter aux besoins émergents.
Conclusion
Fixer des frais de condo réalistes dans une petite copropriété demande de la rigueur et de la planification. Une bonne répartition, une cotisation suffisante au fonds de prévoyance et une vision à long terme permettent d’éviter les conflits et les mauvaises surprises.
Besoin d’aide pour évaluer vos frais de condo? Consultez Borée, expert en copropriété, pour vous aider à avoir une bonne planification financière.
Mathieu Marier-Tassé, ing.
Co-fondateur
Ingénieur en construction et en ingénierie financière, j’accompagne les copropriétés pour assurer la pérennité de leurs actifs au Québec.
