Tout ce que vous devez savoir sur le carnet d'entretien
Le carnet d'entretien en copropriété est une composante essentielle pour assurer la bonne gestion et la pérennité de sa copropriété. Au Québec, la Loi 16 viendra encadrer la mise en place et la gestion de ces carnets. Dans cet article, nous explorerons ce qu'est un carnet d'entretien, son contenu, son importance, et plus encore!
Qu'est-ce qu'un carnet d'entretien ?
Le carnet d'entretien est une série de documents regroupant l'ensemble des informations relatives à l'historique des opérations réalisé et à venir de chacun des composants de son immeuble en copropriété. Il sert de référence pour les administrateurs, les gestionnaires et les intervenants externes pour assurer le suivi des travaux et la priorisation des actions nécessaires à la préservation de l'immeuble.
Que devrait-on retrouver dans un carnet d’entretien ?
D’après les directives du Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec (RGCQ), le carnet d'entretien doit comprendre les éléments suivants :
Contrats d’inspection, d’entretien et de maintenance conclus avec les différents fournisseurs de services;
Garanties associées aux équipements et aux travaux réalisés;
Rapports et expertises requises par les différentes instances (RBQ, CNESST, etc.);
Calendrier des travaux à prévoir pour les composants de l’immeuble aux termes du plan de gestion de l’actif;
Procédures d’entretien recommandées pour chaque composant nécessitant un entretien afin d’optimiser leur efficacité et leur durée de vie;
L’historique détaillé des opérations réalisées.
Qui planifie la mise en œuvre du carnet d'entretien ?
La responsabilité de la gestion du carnet d'entretien revient au syndicat de copropriété, représenté par les administrateurs siégeant au conseil d'administration et/ou par le gestionnaire. Ces responsabilités englobent la mise à jour régulière du carnet, la planification des tâches périodiques et la transmission des informations pertinentes aux copropriétaires.
Pourquoi un carnet d'entretien est important ?
Le carnet d'entretien est essentiel pour plusieurs raisons :
Préservation de la valeur de l'immeuble : Un entretien régulier permet de prévenir les problèmes majeurs et de maintenir la valeur de l'immeuble.
Sécurité des occupants : Assure le bon fonctionnement des équipements et la conformité aux normes de sécurité.
Planification budgétaire : Permets de planifier les dépenses d'entretien à long terme et d'éviter les surprises financières.
Responsabilité légale : Éventuellement en conformité à la Loi 16 et protection en cas de litige.
Qui peut avoir accès au carnet d'entretien?
Étant donné l'importance du carnet d'entretien pour de nombreux acteurs du secteur de la copropriété, il est essentiel qu'il soit accessible à diverses parties prenantes. Cela inclut le gestionnaire, les entreprises de services, les membres du conseil d'administration, les employés de la copropriété, et même les copropriétaires eux-mêmes, afin de permettre une consultation facile et une implication efficace dans la gestion et l'entretien de l'immeuble.
À quelle fréquence mettre à jour le carnet d'entretien ?
Le carnet d'entretien doit subir des mises à jour régulières afin de tenir compte des modifications et des travaux effectués.
Actuellement, il est recommandé qu'un professionnel agréé le révise de manière quinquennale. Cette mesure pourrait devenir obligatoire une fois que la Loi 16 sera en vigueur. Une fois que le règlement sera en vigueur, les syndicats de copropriété auront un délai de trois ans pour mettre en place leur carnet d'entretien. Les professionnels autorisés à établir un carnet d'entretien sont généralement des architectes, des ingénieurs, des technologues professionnels et des évaluateurs agréés.
En conclusion, le carnet d'entretien en copropriété est un outil indispensable pour assurer la gestion efficace et durable des immeubles en copropriété. Il fournit une documentation précieuse sur l'histoire et l'état de l'immeuble, tout en garantissant la sécurité et le confort des occupants. Les administrateurs et les gestionnaires ont un rôle crucial à jouer dans la maintenance et la mise à jour régulière de ces documents essentiels.
À travers une gestion rigoureuse du carnet d'entretien, les copropriétaires contribuent à la préservation de la valeur de leur investissement et à la pérennité de leur milieu de vie.
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